# برنامج استقبال النادي الرياضي: تسجيل الدخول والتحصيل وبيع الاشتراكات من المكتب

> دليل عملي لمكتب الاستقبال في النادي الرياضي: ما يراه الموظف خلال الوردية، وكيف يتعامل مع اشتراك منتهٍ ودفعة نقدية، وما الصلاحيات التي يحتاجها الطاقم، مع قائمة تحقق لاختيار البرنامج المناسب.

*Author: Trainera Team  |  Published: 2026-09-25  |  Reading time: 8 min*

## ما هو برنامج الاستقبال في النادي الرياضي؟

برنامج الاستقبال هو واجهة المكتب داخل نظام إدارة الصالة الرياضية: سجل حضور مباشر، وبحث عن الأعضاء، وحالة الاشتراك والمدفوعات، وتسجيل الدفع نقدًا أو بالبطاقة أو بالتحويل خلال الوردية. الأداة المناسبة تسمح لموظف واحد بإدارة الدخول والتجديدات وأسئلة الأعضاء دون التنقل بين جداول Excel ودفتر الصندوق وتطبيق حجز منفصل. وهو موجّه للصالات والاستوديوهات التي يعمل فيها مكتب الاستقبال جزءًا من اليوم على الأقل.

ما زلت تختار النظام كاملًا؟ ابدأ بـ[الدليل الكامل لبرامج إدارة الصالات](/blogs/gym-management-software-guide-ar)، فهذا المقال يركز على الاستقبال.

## ماذا يفعل مكتب الاستقبال فعلًا خلال الوردية؟

يكرر المكتب خمس مهام: إدخال الأعضاء، وإيقاف من لا يحق له الدخول، والتحصيل، وبيع الاشتراكات أو تجديدها، والرد على الأسئلة. وكلها تعتمد على ملف العضو نفسه، لذلك لا ينبغي أن يكون برنامج الاستقبال منتجًا منفصلًا.

| الموقف على المكتب  | ما يحتاجه الاستقبال                | ما يجب أن يفعله البرنامج                                        |
| ------------------ | ---------------------------------- | --------------------------------------------------------------- |
| وصول عضو           | التأكد من أنه يحق له الدخول        | مسح رمز QR، والتحقق من الاشتراك والساعات والحدود، وتسجيل الحضور |
| اشتراك منتهٍ       | إشارة واضحة وطريقة للحل            | منع الدخول، وعرض الحالة، والسماح بتسجيل التجديد                 |
| دفع نقدي           | التسجيل مرة واحدة والمطابقة لاحقًا | ربط الدفعة بالعضو وبسجل قابل للتصدير                            |
| زائر يريد الاشتراك | بيع باقة بسرعة                     | عرض الباقات بالسعر والساعات والحدود، وإنشاء العضو               |
| عضو لديه سؤال      | الحجوزات، البطاقة، المدرب، التطبيق | ملف واحد يضم الحجوزات والحالة والرسائل                          |
| نهاية الوردية      | من حضر وما الذي دُفع               | سجل الدخول وقائمة معاملات الوردية                               |

## سجل الدخول المباشر: الشاشة الرئيسية للاستقبال

سجل الدخول المباشر هو قائمة تتحدث مع كل دخول وتُظهر من دخل ومتى. يبقيه الاستقبال مفتوحًا طوال اليوم لأنه يجيب فورًا عن الأسئلة الشائعة: هل هذا الشخص في الداخل، هل نجح المسح، كم عدد المتدربين الآن؟

ما الذي يجعل السجل مفيدًا على المكتب:

* **كل عمليات الدخول في قائمة واحدة.** مسح QR على المكتب والمرور عبر البوابة يجب أن يظهرا معًا، حتى لا يراقب الموظف شاشتين.
* **حالات الرفض ظاهرة.** إذا رُفض المسح بسبب انتهاء الاشتراك أو خارج ساعات الدخول، يجب أن يرى الاستقبال السبب.
* **بديل عند نفاد بطارية الهاتف.** رقم عضوية يمكن إدخاله يدويًا يُبقي الطابور متحركًا.

للأجهزة (البوابات الدوارة، والبوابات السريعة، والقارئات، والأجهزة اللوحية على المكتب) اقرأ [دليل أجهزة التحكم بالدخول](/blogs/gym-turnstiles-access-control-hardware-ar)، وللقواعد خلف كل مسح اقرأ [برنامج تسجيل الدخول والتحكم بالوصول للصالات الرياضية](/blogs/gym-check-in-access-control-software-ar).

## كيف يتعامل الاستقبال مع اشتراك منتهٍ؟

يجب أن يكتشف النظام الاشتراك المنتهي عند المسح، لا موظف الاستقبال. عندها يبدأ الحديث من معلومة على الشاشة لا من الذاكرة، ويبقى قصيرًا ولطيفًا.

سيناريو بسيط وفعّال:

1. **اعرض الحالة.** "انتهى اشتراكك يوم 3 من الشهر. هل تود التجديد اليوم؟"
2. **اقترح أسرع طريق.** الدفع نقدًا على المكتب ويسجله الاستقبال، أو الدفع بالبطاقة من تطبيق الأعضاء.
3. **اربط الدفعة بملف العضو،** حتى يمر المسح التالي.
4. **أحِل الديون ولا تناقشها على المكتب.** إذا كان هناك مبلغ قديم غير مدفوع، دوّنه وأحِله إلى المدير.

الوقاية أفضل من الموقف المحرج. قائمة بالاشتراكات التي تنتهي خلال 14 يومًا تتيح تذكير العضو قبل أسبوع، وهو واقف أمام المكتب أصلًا.

## التحصيل على المكتب: نقدًا وبالبطاقة وبالتحويل

يجب أن يسجل برنامج الاستقبال كل طرق الدفع التي تقبلها الصالة في سجل واحد، بما فيها النقد. إذا بقي النقد في دفتر والبطاقات في لوحة أخرى، تمر الديون دون أن يلاحظها أحد.

* **النقد والتحويل:** يُسجلان في ملف العضو مع التاريخ والمبلغ.
* **البطاقة:** يُفضَّل أن تذهب الأموال مباشرة إلى حساب الصالة، لا أن يحتفظ بها مزوّد البرنامج.
* **التصدير:** ملف CSV للسجل من أجل المحاسب.

تختلف الرسوم كثيرًا بين المزوّدين، والفرق بين رسوم المنصة ورسوم معالجة البطاقات مهم. نشرح الاثنين في [نظام دفع اشتراكات النادي الرياضي](/blogs/gym-payment-software-ar).

## بيع الاشتراك على المكتب

يجب أن يستغرق البيع على المكتب دقيقتين: اختيار الباقة، وإنشاء العضو، وتحصيل الدفعة أو تسجيلها، ثم تفعيل الدخول. ولا ينجح ذلك إلا إذا كانت الباقات معدّة مسبقًا بالسعر ودورة الفوترة وساعات الدخول وحدود الزيارات، حتى لا يخترع الاستقبال الشروط على الفور.

اجعل قائمة الباقات قصيرة بما يكفي لشرحها في جملة واحدة، واطلب من العضو الجديد تثبيت التطبيق قبل أن يغادر المكتب، لتكون بطاقة QR جاهزة. كيفية بناء الباقات يشرحها [الدليل الشامل لإدارة اشتراكات الصالة](/blogs/gym-membership-management-software-ar).

## الرد على أسئلة الأعضاء دون مغادرة المكتب

معظم الأسئلة تدور حول الحجوزات أو بطاقة العضوية أو المدرب أو التطبيق. إذا كانت الحجوزات والحالة والمدرب ظاهرة في ملف واحد، يجيب الاستقبال في ثوانٍ بدل إرسال العضو إلى مكان آخر.

مع الوقت، انقل الأسئلة الروتينية إلى تطبيق الأعضاء: من يرى حجوزاته وبطاقته وبرنامجه على هاتفه يسأل أقل عن "هل أنا محجوز يوم الخميس؟".

## صلاحيات الموظفين: ماذا يجب أن يرى الاستقبال؟

الصلاحيات على مستوى الصفحات تعني أن المالك يحدد، صفحة بصفحة، ما يمكن لكل موظف فتحه. يحتاج الاستقبال عادة إلى الدخول والأعضاء والحجوزات وتسجيل الدفعات، ولا يحتاج عادة إلى تقارير الإيرادات أو إعدادات الصالة.

امنح كل شخص حسابه الخاص (بلا حساب مشترك باسم "الاستقبال"، لتعرف من سجّل كل دفعة)، وراجع الصلاحيات عند تغيّر الأدوار. الأدوار الأخرى يغطيها مقال [برنامج إدارة موظفي الصالة الرياضية](/blogs/gym-staff-management-software-ar).

## قائمة تحقق لاختيار برنامج الاستقبال

اطرح هذه الأسئلة في كل عرض تجريبي. الأداة التي تفشل في الأسئلة الأربعة الأولى ستضيف عملًا للمكتب كل يوم.

| السؤال                                                            | لماذا يهم على المكتب               | Trainera (Core)                                                                |
| ----------------------------------------------------------------- | ---------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ |
| هل يوجد سجل حضور مباشر؟                                           | الشاشة الرئيسية للاستقبال          | نعم                                                                            |
| هل يتم التحقق من الاشتراكات المنتهية والساعات والحدود عند كل مسح؟ | لا رقابة يدوية على المكتب          | نعم                                                                            |
| هل يسجل الاستقبال النقد في السجل نفسه مع البطاقات؟                | مصدر واحد للمطابقة                 | الاستقبال يسجل النقد؛ البطاقة وPayPal والنقد والتحويل في سجل واحد مع تصدير CSV |
| هل يستطيع المالك تقييد الصفحات الظاهرة للموظفين؟                  | حماية الإيرادات والإعدادات         | نعم، لكل صفحة، مع دعوة عبر البريد                                              |
| هل يوجد بديل إذا نفدت بطارية هاتف العضو؟                          | الطابور لا يتوقف                   | رقم العضوية بجانب بطاقة QR                                                     |
| هل يمكن ربط بوابات أو ماسحات؟                                     | دخول دون موظفين في الساعات الهادئة | واجهة تسجيل الحضور (check-in API)، حتى 10 أجهزة                                |
| هل تظهر الاشتراكات التي ستنتهي قريبًا مسبقًا؟                     | التجديد قبل الموقف المحرج          | الأيام الـ14 القادمة في لوحة التحكم                                            |
| هل تطبيق الأعضاء جزء من النظام نفسه؟                              | أسئلة أقل على المكتب               | نعم، بألوان الصالة وشعارها                                                     |

واجهة تسجيل الحضور (check-in API) هي اتصال تسأل من خلاله البوابة أو الحاجز أو الماسح برنامج الصالة إن كان يحق للعضو الدخول، ثم تسجّل الحضور عند حدوثه.

## كيف يدير Trainera مكتب الاستقبال

في Trainera، الاستقبال دور وظيفي داخل النظام نفسه الذي يستخدمه المالك والمدربون والأعضاء. تتم دعوة الموظفين عبر البريد الإلكتروني ولا يرون إلا الصفحات المسموح بها؛ ويسجل الاستقبال الدفعات النقدية؛ ويُظهر سجل الدخول المباشر من يدخل لحظة دخوله.

* **الدخول:** لكل عضو بطاقة QR في التطبيق ورقم عضوية؛ وتتصل البوابات والماسحات عبر واجهة تسجيل الحضور (check-in API) (حتى 10 أجهزة في Core).
* **القواعد:** يتم التحقق من الاشتراكات المنتهية وساعات الدخول وحدود الزيارات عند كل مسح.
* **المدفوعات:** البطاقة عبر حساب Stripe الخاص بالصالة برسوم منصة 0%، وPayPal، والنقد أو التحويل البنكي، وكلها في سجل معاملات قابل للتصدير بصيغة CSV.
* **لوحة المالك:** الأعضاء والإيرادات والدخول والموظفون والعملاء المحتملون وحالة الدفع والديون والاشتراكات التي تنتهي خلال 14 يومًا.
* **السعر:** لخطة Core سعر معلن يُحدَّد لكل دولة (149 دولارًا أمريكيًا شهريًا في الولايات المتحدة، وهو السعر نفسه في السعودية والإمارات)، مع عدد غير محدود من الأعضاء، ودون رسوم لكل عضو أو رسوم إعداد، وتبدأ بفترة تجريبية مدتها 7 أيام. أما White Label فسعرها نحو ضعف Core وتضيف تطبيق الصالة الخاص على iOS وAndroid.

ما يحصل عليه كل دور في كل خطة مشروح في [Trainera للصالات الرياضية: Core أم White Label](/blogs/trainera-for-gyms-core-vs-white-label-ar)، وأسعار بلدك الحالية في [صفحة الأسعار](/ar/prices).

## لمن يناسب، ومتى لا يكون Trainera الخيار المناسب

**الأنسب لـ:** الصالات والاستوديوهات التي لديها مكتب استقبال (طوال اليوم أو لساعات محددة) وتريد الدخول والاشتراكات والنقد والبطاقة والحجوزات وتطبيق الأعضاء في نظام واحد، مع استقبال يرى فقط الصفحات التي يحتاجها.

**ليس الخيار المناسب إذا:**

* كان مكتبك في الأساس متجرًا أو مقهى وتحتاج نظام نقاط بيع مع إدارة مخزون؛ Trainera لا يذكر ذلك، فخطط لأداة منفصلة؛
* كنت تحتاج جهاز دفع على المكتب موصولًا مباشرة ببرنامج الصالة؛ مدفوعات البطاقة في Trainera تمر عبر حساب Stripe الخاص بالصالة، فتأكد من ذلك في العرض التجريبي؛
* كنت تبحث عن خطة مجانية للصالات؛ خطط الصالات في Trainera مدفوعة، مع فترة تجريبية 7 أيام على Core.

_شاهد كيف يعمل الاستقبال ولوحة المالك وتطبيق الأعضاء معًا في صفحة [Trainera للصالات الرياضية](/ar/gym-management-software)، أو [ابدأ تجربة Core لمدة 7 أيام](/auth/register?role=gym)._

## اقرأ أيضًا

* [تسجيل دخول الصالة الرياضية برمز QR: امسح للدخول وتتبّع الحضور](/blogs/gym-qr-check-in-attendance-ar)
* [جيم 24 ساعة بدون موظفين: قواعد الدخول والأجهزة والبرنامج](/blogs/24-hour-unstaffed-gym-software-ar)
* [إدارة العملاء المحتملين وCRM للنوادي الرياضية](/blogs/gym-lead-management-crm-ar)
* [المؤشرات الأسبوعية التي يجب أن يتابعها صاحب الصالة](/blogs/gym-kpis-owner-dashboard-ar)
* [تغيير برنامج الصالة دون توقف](/blogs/switch-gym-software-without-downtime-ar)

## FAQ

### ما هو برنامج الاستقبال في النادي الرياضي؟

هو الجزء من نظام إدارة الصالة الذي يستخدمه موظف الاستقبال خلال الوردية: سجل مباشر لمن يدخل، والبحث عن الأعضاء، وحالة الاشتراك والمدفوعات، وتسجيل الدفعات النقدية والتحويلات، والرد على أسئلة الأعضاء. ويعمل بأفضل شكل عندما يشارك قاعدة البيانات نفسها مع الاشتراكات والحجوزات وتطبيق الأعضاء، فلا يضطر أحد إلى مطابقة نظامين.

### ماذا يفعل موظف الاستقبال إذا انتهى اشتراك العضو؟

البرنامج الجيد يكتشف ذلك عند مسح الرمز، فيتوقف العضو قبل أن يبدأ النقاش. أمام الاستقبال بعدها ثلاثة خيارات: تحصيل التجديد فورًا وتسجيله، أو توجيه العضو للتجديد من التطبيق، أو إحالة الحالة إلى المدير إذا كان هناك دين. الأهم أن النظام هو من يطبق القاعدة، لا ذاكرة الموظف.

### هل يستطيع الاستقبال تسجيل الدفعات النقدية في Trainera؟

نعم. في Trainera يسجل موظف الاستقبال الدفعات النقدية، ويمكن للصالة أيضًا قبول التحويل البنكي وPayPal والبطاقة عبر حساب Stripe الخاص بها برسوم منصة 0%. تدخل كل دفعة في سجل معاملات يستطيع المالك تصديره بصيغة CSV، فتسهل مطابقة الصندوق في نهاية الوردية.

### هل يرى موظف الاستقبال إيرادات الصالة في Trainera؟

فقط إذا سمح المالك بذلك. تتم دعوة الموظفين عبر البريد الإلكتروني ولا يرون إلا الصفحات التي يختارها المالك، فيعمل الاستقبال على الدخول والأعضاء دون رؤية الإيرادات أو التقارير المالية. ويحتفظ المالك بالصورة الكاملة في لوحة التحكم على الويب، بما فيها الإيرادات والديون والاشتراكات التي تنتهي خلال 14 يومًا.

### هل يستطيع الأعضاء الدخول عندما يكون مكتب الاستقبال فارغًا؟

نعم، إذا كان المدخل موصولًا بأجهزة. في Trainera تتصل البوابات الدوارة والماسحات عبر واجهة تسجيل الحضور (check-in API) (حتى 10 أجهزة في خطة Core)، ويتم التحقق من الاشتراكات المنتهية وساعات الدخول وحدود الزيارات عند كل مسح. ويستمر سجل الدخول المباشر في تسجيل كل دخول، فيمكن للفريق مراجعة اليوم حتى لو لم يكن أحد على المكتب.

---
Source: https://trainera.fit/blogs/gym-front-desk-software-ar