Zahlungsabwicklung im Fitnessstudio: Gebühren, Stripe-Konto und Barzahlung

Was leistet Software für die Zahlungsabwicklung im Fitnessstudio?

Sie nimmt das Geld der Mitglieder entgegen, per Karte online oder bar am Tresen, ordnet jede Zahlung der richtigen Mitgliedschaft zu und zeigt, wer bezahlt hat, wer im Rückstand ist und wessen Mitgliedschaft bald ausläuft. Der Abopreis der Software ist dabei nur ein Teil der Kosten: Genauso wichtig ist, was bei jeder Zahlung abgezogen wird und auf wessen Konto das Geld landet.

Welche Gebühren fallen bei Mitgliedsbeiträgen an?

Es gibt vier Gebührenebenen, und sie summieren sich. Nur die erste ist bei Kartenzahlung unvermeidbar, die anderen drei hängen allein von der Software ab. Wer Fitnessstudio-Software ohne versteckte Kosten sucht, sollte alle vier kennen.

Ein Rechenbeispiel zeigt, warum die zweite Ebene zählt. Ein Studio mit 250 Mitgliedern zu je 50 € im Monat nimmt 12.500 € monatlich ein. Eine Plattformgebühr von 1 % zusätzlich zur Kartengebühr kostet 125 € im Monat, also 1.500 € im Jahr, für exakt dieselben Zahlungen. Bei 3 % sind es 4.500 € im Jahr. Eine Gebühr von 1 € pro Mitglied kommt mit 3.000 € im Jahr dazu und steigt mit jeder Anmeldung.

Bei Trainera laufen Online-Kartenzahlungen über Ihr eigenes Stripe-Konto, mit 0 % Plattformgebühr. Die Gebühren von Stripe selbst werden wie bei jeder Kartenzahlung separat berechnet. Die Tarife bieten unbegrenzte Mitglieder ohne Gebühr pro Mitglied und ohne Einrichtungsgebühr. Was die Software selbst kostet, zeigt unser Überblick, was Fitnessstudio-Software kostet.

Warum ist es wichtig, auf wessen Stripe-Konto das Geld landet?

Wer das Konto hält, kontrolliert Zahlungsbeziehung und Transaktionshistorie und bestimmt damit, wie leicht ein späterer Wechsel fällt. Üblich sind zwei Modelle:

• Eigenes Konto beim Zahlungsdienstleister. Sie eröffnen ein Stripe-Konto auf Ihr Studio und verbinden es mit der Software. Jede Zahlung, Erstattung und Gebühr sehen Sie selbst, und das Konto bleibt Ihres, wenn Sie die Software wechseln.
• Ein Konto, das der Anbieter kontrolliert. Die Zahlungen laufen über eine Abwicklung, die der Softwareanbieter eingerichtet hat und bepreist. Der Start geht schnell, aber der Anbieter bestimmt den Satz, kann eine nie ausgewiesene Marge einbauen und hält die Zahlungsbeziehung. Fragen Sie, was bei einem Wechsel mit gespeicherten Zahlungsdaten passiert, denn das ist oft schwierig.

Für ein Studio, das nie ein Zahlungs-Dashboard öffnen will, kann die Anbieterlösung bequem sein. Wer aber jede Transaktion durchschauen und sauber wechseln können will, fährt mit dem eigenen Konto sicherer. Stripe gibt es nicht in jedem Land: Prüfen Sie vorab, ob Ihr Studio am Firmensitz ein Konto eröffnen kann.

Wie bringen Sie Kartenzahlung und Bargeld am Tresen in ein System?

Nehmen Sie beides an, aber erfassen Sie beides am selben Ort. Sonst widersprechen sich Kassenbuch, Tabelle und Mitgliederliste bald.

Bei Trainera kaufen Mitglieder ihre Mitgliedschaft in der App über Ihr eigenes Stripe-Konto oder zahlen bar am Tresen, was der Empfang erfasst, sodass Karte und Bargeld in einem Transaktionsjournal landen. Jedes Paket enthält Ihren Preis, Ihre Währung, den Abrechnungszyklus, Zugangszeiten und Eintrittslimits, das System setzt also genau das durch, was bezahlt wurde. Mehr zu Paketen im Leitfaden zur Mitgliederverwaltung im Fitnessstudio.

Wie sehen Sie, wer bezahlt hat und wer offen ist?

Sie brauchen drei Dinge: eine Liste offener Beträge, eine Liste bald auslaufender Mitgliedschaften und eine Tür, die abgelaufene Mitglieder stoppt. Sonst fallen Rückstände erst Wochen später auf.

Trainera zeigt Zahlungsstatus, offene Beträge und Mitgliedschaften, die in den nächsten 14 Tagen auslaufen. An der Tür werden abgelaufene Mitgliedschaften, Zugangszeiten und Eintrittslimits bei jedem QR-Scan geprüft, am Empfang oder am angeschlossenen Drehkreuz (bis zu 10 Geräte im Core-Tarif). Eine einfache Wochenroutine:

1. Offene Beträge durchgehen und jeden klären oder nachfassen.
2. Alle Mitglieder kontaktieren, deren Mitgliedschaft in den nächsten 14 Tagen endet, bevor sie ausläuft.
3. Den Rest der Tür überlassen, damit nicht der Empfang Nein sagen muss.

Die Regeln an der Tür erklärt unser Leitfaden zu Check-in und Zutritt, das Verlängerungsgespräch gehört zu jedem Plan gegen Mitgliederabwanderung.

Was braucht Ihr Steuerbüro jeden Monat?

Einen sauberen Export aller Transaktionen, Karte und bar, plus die Unterlagen dazu. Muss das Steuerbüro den Monat aus Kontoauszügen und Kassenbuch rekonstruieren, zahlen Sie die Buchhaltung doppelt.

Trainera führt ein Transaktionsjournal mit CSV-Export, der Monat geht als eine Datei ans Steuerbüro. Für Verträge, Rechnungen und Personalunterlagen gibt es 10 GB Dokumentenspeicher im Core-Tarif, 50 GB bei White Label.

Was sollten Sie prüfen, das Trainera nicht abdeckt?

In Deutschland ist der Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift für viele Studios Standard, und das sollten Sie bei jedem Anbieter prüfen, auch bei Trainera. Die veröffentlichten Studiofunktionen von Trainera umfassen Kartenzahlungen über Ihr eigenes Stripe-Konto und Bargeld, das der Empfang erfasst. Nicht aufgeführt sind:

• SEPA-Lastschrift für monatliche Mitgliedsverträge.
• Automatische Wiederholungsversuche und Mahnwesen bei fehlgeschlagenen Zahlungen.

Ziehen Sie Beiträge heute per Lastschrift ein, etwa mit Magicline, klären Sie das in einer Demo und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben. Optionen vergleicht unser Beitrag zu den besten Magicline-Alternativen. Wo Mitglieder per Karte in der App oder bar am Empfang zahlen, deckt das obige Setup den Alltag ab.

Checkliste: Fragen an jeden Anbieter

Stellen Sie jedem Anbieter vor Vertragsabschluss diese acht Fragen.

• Nehmen Sie eine Plattform- oder Transaktionsgebühr auf Mitgliedsbeiträge, und wie hoch?
• Landet das Geld auf meinem eigenen Konto, mit sichtbarer Gebühr pro Transaktion?
• Kann der Empfang Bargeld beim Mitglied erfassen, im selben Journal wie Kartenzahlungen?
• Gibt es eine Gebühr pro Mitglied, eine Mitgliedergrenze oder eine Einrichtungsgebühr?
• Sehe ich Rückstände und bald auslaufende Verträge, und stoppt die Tür abgelaufene Mitglieder automatisch?
• Kann ich alle Transaktionen als CSV exportieren?
• Unterstützen Sie SEPA-Lastschrift, Wiederholungsversuche und Mahnwesen?
• Was passiert bei einem Wechsel mit gespeicherten Zahlungsdaten und der Historie?

Was kostet Trainera für ein Fitnessstudio?

Die Studiotarife haben öffentliche Preise, fest pro Land und monatlich per Karte abgerechnet, mit unbegrenzten Mitgliedern und ohne Gebühr pro Mitglied oder Einrichtungsgebühr. Core kostet in Deutschland und der westlichen Eurozone 139,99 € im Monat und startet mit einer 7-tägigen Testphase. White Label ergänzt Ihre eigene gebrandete App für iOS und Android, kostet etwa das Doppelte und wird in einem Gespräch vereinbart. Details auf der Preisseite und in der Übersicht für Fitnessstudios. Beim Wechsel werden Mitglieder, Pakete und Ablaufdaten kostenlos aus Ihrem Export übernommen.

Kartenzahlungen Ihrer Mitglieder direkt auf Ihr eigenes Stripe-Konto mit 0 % Plattformgebühr und Bargeld, das der Empfang erfasst: Sehen Sie sich Trainera für Fitnessstudios an oder starten Sie die 7-tägige Core-Testphase.

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