Software per la reception della palestra: ingressi, incassi e vendite al banco

Che cos'è un software per la reception della palestra?

Il software per la reception è la vista banco del gestionale della palestra: feed degli ingressi in tempo reale, ricerca iscritti, stato di abbonamento e pagamenti, e registrazione di incassi in contanti, carta e bonifico durante il turno. Con lo strumento giusto una sola persona alla reception gestisce ingressi, rinnovi e domande senza saltare tra fogli Excel, quaderno di cassa e un'app di prenotazione separata. È pensato per palestre e studi con il banco presidiato almeno per una parte della giornata.

Stai ancora scegliendo il sistema completo? Parti dalla nostra guida gestionale per palestre: funzioni e come sceglierlo; questo articolo si concentra sulla reception.

Cosa fa davvero la reception durante un turno?

Il banco ripete cinque compiti: far entrare gli iscritti, fermare chi non deve entrare, incassare, vendere o rinnovare abbonamenti e rispondere alle domande. Tutti dipendono dalla stessa scheda iscritto, per questo il software di reception non dovrebbe essere un prodotto a parte.

Il feed degli ingressi in tempo reale: la schermata principale

Un feed degli ingressi in tempo reale è un elenco che si aggiorna a ogni entrata e mostra chi è entrato e quando. La reception lo tiene aperto tutto il giorno perché risponde a colpo d'occhio alle domande più comuni: questa persona è già dentro, la scansione ha funzionato, quanta gente c'è in sala?

Cosa rende utile il feed al banco:

• Tutti gli ingressi in un elenco. Scansioni QR al banco e passaggi dal tornello devono comparire insieme, per non controllare due schermi.
• Gli accessi negati sono visibili. Se una scansione viene rifiutata per abbonamento scaduto o fuori orario, la reception deve vederne il motivo.
• Un piano B con il telefono scarico. Un numero iscritto da digitare fa scorrere la fila.

Per l'hardware (tornelli, varchi rapidi, lettori, tablet al banco) leggi la nostra guida all'hardware per il controllo accessi, e per le regole dietro ogni scansione l'articolo controllo accessi e check-in in palestra.

Come gestire alla reception un abbonamento scaduto?

L'abbonamento scaduto deve intercettarlo il sistema alla scansione, non chi sta al banco. Così la conversazione parte da un dato sullo schermo e non dalla memoria, e resta breve e cordiale.

Uno schema semplice che funziona:

1. Mostra lo stato. "Il tuo abbonamento è scaduto il 3. Vuoi rinnovarlo oggi?"
2. Proponi la via più rapida. Contanti al banco, registrati dalla reception, oppure carta dall'app iscritti.
3. Registra il pagamento sulla scheda dell'iscritto, così la scansione successiva passa.
4. Il debito si passa, non si tratta al banco. Se c'è un vecchio insoluto, annotalo e giralo al responsabile.

Prevenire è meglio. Un elenco degli abbonamenti in scadenza nei prossimi 14 giorni permette di avvisare l'iscritto una settimana prima, quando passa comunque dal banco.

Incassare al banco: contanti, carta e bonifico

Il software di reception deve registrare ogni metodo di pagamento della palestra nello stesso registro, contanti compresi. Se i contanti stanno su un quaderno e la carta su un'altra dashboard, gli insoluti passano inosservati.

• Contanti e bonifico: registrati sulla scheda iscritto con data e importo.
• Carta: idealmente direttamente sul conto della palestra, non trattenuta dal fornitore.
• Esportazione: un CSV del registro per il commercialista.

Le commissioni cambiano molto da fornitore a fornitore, e la differenza tra commissione di piattaforma e costo della carta conta. Le spieghiamo entrambe in software pagamenti palestra.

Vendere un abbonamento al banco

Un'iscrizione in reception dovrebbe richiedere pochi minuti: scegliere il pacchetto, creare l'iscritto, incassare o registrare il pagamento, attivare l'accesso. Funziona solo se i pacchetti sono già impostati con prezzo, periodicità, fasce orarie e limiti di ingresso, così la reception non inventa condizioni sul momento.

Tieni l'elenco dei pacchetti abbastanza corto da spiegarlo in una frase, e fai installare l'app al nuovo iscritto prima che lasci il banco, così il QR è pronto. Come strutturare i pacchetti lo spiega la nostra guida al software per gestire gli abbonamenti.

Rispondere agli iscritti senza lasciare il banco

Quasi tutte le domande riguardano prenotazioni, tessera, un trainer o l'app. Se prenotazioni, stato e trainer sono visibili in un'unica scheda, la reception risponde in pochi secondi invece di mandare le persone altrove.

Col tempo sposta le domande di routine nell'app iscritti: chi vede prenotazioni, tessera e scheda sul telefono chiede meno spesso "sono prenotato giovedì?".

Permessi dello staff: cosa deve vedere la reception?

Permessi per pagina significa che il titolare decide, pagina per pagina, cosa può aprire ogni collaboratore. Di solito alla reception servono ingressi, iscritti, prenotazioni e registrazione dei pagamenti, ma non i report sul fatturato né le impostazioni della palestra.

Ogni persona con il proprio accesso (niente account condiviso "reception", così sai chi ha registrato quale pagamento) e permessi rivisti a ogni cambio di ruolo. Gli altri ruoli sono trattati in gestione staff in palestra.

Checklist per scegliere il software di reception

Fai queste domande in ogni demo. Uno strumento che non supera le prime quattro darà lavoro in più al banco ogni giorno.

Una API di check-in è un collegamento con cui un tornello, una sbarra o un lettore chiede al gestionale se l'iscritto può entrare e registra l'ingresso quando entra.

Come Trainera gestisce la reception

In Trainera la reception è un ruolo dello staff all'interno dello stesso sistema usato da titolare, trainer e iscritti. Lo staff viene invitato via email e vede solo le pagine consentite; la reception registra i contanti; il feed degli ingressi in tempo reale mostra chi entra nel momento in cui entra.

• Ingresso: ogni iscritto ha una tessera QR nell'app più un numero iscritto; tornelli e lettori passano dalla API di check-in (fino a 10 dispositivi su Core).
• Regole: abbonamenti scaduti, fasce orarie e limiti di ingresso vengono verificati a ogni scansione.
• Pagamenti: carta tramite l'account Stripe della palestra con lo 0% di commissione di piattaforma, PayPal, contanti o bonifico, tutto in un registro delle transazioni esportabile in CSV.
• Vista del titolare: iscritti, ricavi, ingressi, staff, contatti, stato dei pagamenti, insoluti e abbonamenti in scadenza entro 14 giorni.
• Prezzo: Core ha un prezzo pubblico fissato per paese (129,99 EUR al mese in Italia e nell'eurozona meridionale), con iscritti illimitati, senza costo per iscritto né costi di attivazione, e parte con una prova di 7 giorni. White Label costa circa il doppio di Core e aggiunge l'app iOS e Android della palestra.

Cosa ottiene ogni ruolo in ciascun piano è spiegato in Trainera per palestre: Core o White Label, e i prezzi per il tuo paese sono nella pagina prezzi.

Per chi è adatto e quando Trainera non fa per te

Adatto a: palestre e studi con reception presidiata (tutto il giorno o a fasce) che vogliono ingressi, abbonamenti, contanti e carta, prenotazioni e app iscritti in un solo sistema, con la reception limitata alle pagine necessarie.

Non fa per te se:

• il tuo banco è soprattutto negozio o bar e ti serve una cassa con gestione del magazzino; Trainera non la prevede, quindi pianifica uno strumento dedicato;
• ti serve un POS al banco collegato direttamente al gestionale; in Trainera la carta passa dall'account Stripe della palestra, verificalo in demo;
• cerchi un piano gratuito per palestre; i piani palestra di Trainera sono a pagamento, con 7 giorni di prova su Core.

Guarda come reception, dashboard del titolare e app iscritti lavorano insieme nella pagina Trainera per le palestre, oppure inizia la prova Core di 7 giorni.

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