Logiciel de paiement pour salle de sport : frais, Stripe et espèces

À quoi sert un logiciel de paiement pour salle de sport ?

Il encaisse l'argent des membres, par carte en ligne ou en espèces à l'accueil, rattache chaque paiement au bon abonnement et vous montre qui a payé, qui doit encore et quels abonnements expirent bientôt. Le prix du logiciel n'est qu'une partie du coût : ce qu'il prélève sur chaque paiement et le compte sur lequel arrive l'argent comptent tout autant.

Quels frais une salle paie-t-elle sur chaque paiement ?

Il existe quatre niveaux de frais, et ils s'additionnent. Seul le premier est inévitable quand un membre paie par carte ; les trois autres dépendent du logiciel choisi. Si vous cherchez un logiciel de salle de sport sans commission, il faut connaître les quatre.

Exemple fictif : une salle de 250 membres à 50 € par mois encaisse 12 500 € par mois. Une commission de plateforme de 1 % en plus des frais de carte coûte 125 € par mois, soit 1 500 € par an, pour exactement les mêmes paiements. À 3 %, c'est 4 500 € par an. Des frais de 1 € par membre ajoutent 3 000 € par an et augmentent à chaque inscription.

Avec Trainera, les ventes par carte en ligne passent par votre propre compte Stripe, avec 0 % de commission de plateforme. Les frais de Stripe s'appliquent à part, comme pour tout paiement par carte. Les formules pour salles incluent des membres illimités, sans frais par membre ni frais de mise en service. Le coût du logiciel est détaillé dans combien coûte un logiciel de gestion de salle de sport.

Pourquoi le compte Stripe qui reçoit l'argent est-il important ?

Parce que le titulaire du compte contrôle la relation de paiement, l'historique des transactions et la facilité d'un changement plus tard. Deux modèles sont courants :

• Votre propre compte chez le prestataire. Vous ouvrez un compte Stripe au nom de votre salle et le connectez au logiciel. Vous voyez chaque paiement, remboursement et frais, et le compte reste le vôtre si vous changez de logiciel.
• Un compte contrôlé par l'éditeur. Les paiements passent par une solution mise en place et tarifée par l'éditeur. Le démarrage est rapide, mais l'éditeur fixe le tarif, peut y intégrer une marge jamais détaillée et garde la relation de paiement. Demandez ce que deviennent les cartes enregistrées si vous partez, car les transférer est souvent difficile.

La solution de l'éditeur convient à qui ne veut jamais ouvrir un tableau de bord de paiement ; pour connaître le coût de chaque transaction et partir proprement, votre propre compte reste le plus sûr. Stripe n'est pas disponible dans tous les pays : vérifiez d'abord que votre salle peut ouvrir un compte là où elle est immatriculée.

Comment réunir paiements par carte et espèces à l'accueil ?

Acceptez les deux, mais enregistrez-les au même endroit. Sinon, cahier de caisse, tableur et liste des membres finissent par se contredire.

Dans Trainera, les membres achètent leur abonnement dans l'app via votre propre compte Stripe ou paient en espèces à l'accueil, qui l'enregistre : carte et espèces se retrouvent dans un même journal des transactions. Chaque formule porte vos prix, devise, cycle de facturation, horaires d'accès et limites d'entrées : le système applique exactement ce qui a été payé. Plus de détails dans notre guide du logiciel de gestion des abonnements.

Comment savoir qui a payé et qui doit encore ?

Il vous faut trois choses : la liste des impayés, la liste des abonnements qui expirent bientôt et une porte qui bloque les abonnements expirés.

Trainera affiche le statut de paiement, les impayés et les abonnements qui expirent dans les 14 prochains jours. À l'entrée, les abonnements expirés, les horaires d'accès et les limites d'entrées sont vérifiés à chaque scan QR, à l'accueil ou sur un tourniquet connecté (jusqu'à 10 appareils avec Core). Une routine hebdomadaire simple :

1. Passer en revue les impayés et régler ou relancer chaque montant.
2. Contacter chaque membre dont l'abonnement expire dans les 14 prochains jours, avant l'échéance.
3. Laisser la porte faire le reste, pour que l'accueil n'ait pas à dire non.

Les règles d'accès sont expliquées dans notre guide du check-in et du contrôle d'accès, et la relance avant échéance fait partie de tout plan pour réduire l'attrition des membres.

Que faut-il donner à votre comptable chaque mois ?

Un export propre de toutes les transactions, carte et espèces, avec les documents associés. Si votre comptable reconstitue le mois à partir des relevés et du cahier de caisse, vous payez deux fois.

Trainera tient un journal des transactions avec export CSV : le mois part chez le comptable en un seul fichier. Pour les contrats, factures et dossiers du personnel, Core offre 10 Go de stockage de documents et White Label 50 Go.

Que vérifier, que Trainera ne couvre pas ?

En France, beaucoup de salles encaissent les abonnements mensuels par prélèvement SEPA, et c'est à vérifier auprès de tout éditeur, Trainera compris. Ses fonctionnalités publiées pour les salles couvrent les ventes par carte sur votre propre compte Stripe et les espèces saisies à l'accueil. Elles ne mentionnent pas :

• Le prélèvement SEPA pour les abonnements mensuels.
• Les nouvelles tentatives automatiques et les relances d'impayés après un échec de carte.

Si vous prélevez aujourd'hui via Resamania, Deciplus ou un autre logiciel, abordez-le en démo et demandez une réponse écrite. Pour la carte dans l'app et les espèces à l'accueil, ce qui précède suffit au quotidien. Pour une vue d'ensemble, voyez comment choisir le meilleur logiciel pour une petite salle ou un studio boutique.

Liste de contrôle : questions à poser à tout éditeur

Posez ces huit questions à chaque éditeur avant de signer.

• Prenez-vous une commission de plateforme sur les abonnements, et de combien ?
• L'argent arrive-t-il sur mon propre compte, frais visibles par transaction ?
• L'accueil peut-il saisir les espèces dans le même journal que la carte ?
• Y a-t-il des frais par membre, un plafond de membres ou des frais de mise en service ?
• Vois-je impayés et échéances, et la porte bloque-t-elle seule les abonnements expirés ?
• Puis-je exporter toutes les transactions en CSV ?
• Gérez-vous le prélèvement SEPA, les nouvelles tentatives et les relances ?
• Si je pars, que deviennent les données de paiement et l'historique ?

Combien coûte Trainera pour une salle ?

Les formules pour salles ont un prix public, fixé par pays et facturé chaque mois par carte, avec des membres illimités, sans frais par membre ni frais de mise en service. Core démarre avec un essai de 7 jours. White Label ajoute votre propre app iOS et Android à votre marque, coûte environ le double et se met en place lors d'un appel. Voir la page des tarifs pour votre pays et la page dédiée aux salles. Si vous changez de logiciel, membres, formules et dates d'expiration sont importés gratuitement depuis votre export.

Encaissez les abonnements par carte sur votre propre compte Stripe avec 0 % de commission de plateforme et saisissez les espèces à l'accueil : découvrez Trainera pour les salles ou lancez l'essai Core de 7 jours.

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