Empfangssoftware fürs Fitnessstudio: Check-in, Kasse und Verkauf am Tresen
Ein Praxisleitfaden für den Empfang im Fitnessstudio: was der Tresen in einer Schicht sieht, wie abgelaufene Mitgliedschaften und Barzahlungen laufen, welche Rechte das Personal braucht und eine Checkliste zur Auswahl.
Was ist Empfangssoftware für ein Fitnessstudio?
Empfangssoftware ist die Tresenansicht einer Fitnessstudio-Software: ein Live-Feed der Check-ins, Mitgliedersuche, Vertrags- und Zahlungsstatus sowie die Erfassung von Bar-, Karten- und Überweisungszahlungen während der Schicht. Mit dem richtigen Tool erledigt eine Person am Empfang Einlass, Verlängerungen und Mitgliederfragen, ohne zwischen Excel-Listen, Kassenbuch und separater Buchungs-App zu wechseln. Sie richtet sich an Studios, deren Tresen zumindest einen Teil des Tages besetzt ist.
Sie wählen gerade das Gesamtsystem? Starten Sie mit unserem Leitfaden zur Fitnessstudio-Software; dieser Artikel behandelt den Empfang.
Was macht der Empfang in einer Schicht wirklich?
Der Tresen erledigt immer wieder fünf Aufgaben: Mitglieder einlassen, die Falschen stoppen, kassieren, Mitgliedschaften verkaufen oder verlängern und Fragen beantworten. Alle hängen am selben Mitgliederdatensatz, deshalb sollte Empfangssoftware kein separates Produkt sein.
| Moment am Tresen | Was der Empfang braucht | Was die Software tun sollte |
|---|---|---|
| Mitglied kommt | Bestätigung, dass es rein darf | QR-Karte scannen, Vertrag, Zeiten und Limits prüfen, Eintritt protokollieren |
| Vertrag abgelaufen | Klares Signal und eine Lösung | Scan sperren, Status zeigen, Verlängerung erfassbar machen |
| Mitglied zahlt bar | Einmal erfassen, später abgleichen | Zahlung beim Mitglied und im exportierbaren Journal buchen |
| Interessent will abschließen | Paket schnell verkaufen | Pakete mit Preis, Zeiten und Limits zeigen; Mitglied anlegen |
| Mitglied hat eine Frage | Buchungen, Karte, Trainer, App | Eine Mitgliederansicht mit Buchungen, Status und Nachrichten |
| Schichtende | Wer kam, was wurde bezahlt | Check-in-Verlauf und Transaktionsliste der Schicht |
Der Live-Check-in-Feed: der Hauptbildschirm am Tresen
Ein Live-Check-in-Feed ist eine Liste, die sich beim Eintritt jedes Mitglieds aktualisiert und zeigt, wer wann hereinkam. Der Empfang lässt ihn den ganzen Tag offen, weil er die häufigsten Fragen sofort beantwortet: Ist die Person schon drin, hat der Scan geklappt, wie voll ist die Fläche?
Was einen Feed am Tresen nützlich macht:
- Alle Eingänge in einer Liste. QR-Scans am Tresen und Drehkreuz-Eintritte gehören zusammen, damit niemand zwei Bildschirme prüft.
- Abgelehnte Eintritte sind sichtbar. Wird ein Scan wegen abgelaufenem Vertrag oder außerhalb der Zutrittszeiten abgelehnt, sollte der Empfang den Grund sehen.
- Plan B bei leerem Akku. Eine Mitgliedsnummer zum Eintippen hält die Schlange in Bewegung, wenn der QR-Code nicht angezeigt werden kann.
Zur Hardware (Drehkreuze, Speed Gates, Lesegeräte, Tablets am Tresen) lesen Sie unseren Hardware-Guide zur Zutrittskontrolle, zu den Regeln hinter jedem Scan den Artikel Check-in- und Zutrittssoftware fürs Fitnessstudio.
Wie geht der Empfang mit abgelaufenen Mitgliedschaften um?
Die abgelaufene Mitgliedschaft sollte das System beim Scan erkennen, nicht die Person am Tresen. Dann beginnt das Gespräch mit einer Tatsache auf dem Bildschirm statt mit einer Erinnerung und bleibt kurz und freundlich.
Ein einfacher Ablauf, der funktioniert:
- Status zeigen. "Ihre Mitgliedschaft ist am 3. ausgelaufen. Möchten Sie heute verlängern?"
- Den schnellsten Weg anbieten. Barzahlung am Tresen, vom Empfang erfasst, oder Kartenzahlung in der Mitglieder-App.
- Zahlung beim Mitglied buchen, damit der nächste Scan durchgeht.
- Schulden weitergeben, nicht am Tresen verhandeln. Gibt es einen älteren offenen Betrag, notieren und an die Leitung übergeben.
Vorbeugen ist besser. Eine Liste der Mitgliedschaften, die in den nächsten 14 Tagen auslaufen, erlaubt es, Mitglieder eine Woche vorher anzusprechen, wenn sie ohnehin am Tresen stehen.
Zahlungen am Tresen: bar, Karte und Überweisung
Empfangssoftware muss jede Zahlungsart des Studios im selben Journal erfassen, auch Bargeld. Liegt Bargeld in einem Kassenbuch und Karte in einem anderen Dashboard, bleiben offene Beträge unbemerkt.
- Bar und Überweisung: beim Mitglied mit Datum und Betrag erfasst.
- Karte: idealerweise direkt auf das eigene Zahlungskonto des Studios, nicht beim Softwareanbieter.
- Export: eine CSV des Journals für die Steuerberatung.
Gebühren unterscheiden sich stark je Anbieter, und der Unterschied zwischen Plattformgebühr und Kartengebühr ist wichtig. Beides erklärt unser Artikel zur Zahlungsabwicklung im Fitnessstudio.
Mitgliedschaften am Tresen verkaufen
Ein Abschluss am Tresen sollte wenige Minuten dauern: Paket wählen, Mitglied anlegen, Zahlung kassieren oder erfassen, Zugang geben. Das klappt nur, wenn Pakete mit Preis, Abrechnungszyklus, Zutrittszeiten und Eintrittslimits vorab angelegt sind, damit der Empfang keine Konditionen erfinden muss.
Halten Sie die Paketliste so kurz, dass sie in einem Satz erklärt ist, und lassen Sie neue Mitglieder die App noch am Tresen installieren, damit die QR-Karte bereitliegt. Wie man Pakete aufbaut, zeigt unser Guide zur Mitgliederverwaltung.
Mitgliederfragen beantworten, ohne den Tresen zu verlassen
Die meisten Fragen drehen sich um Buchungen, die Mitgliedskarte, einen Trainer oder die App. Sind Buchungen, Status und Trainer in einer Ansicht sichtbar, antwortet der Empfang in Sekunden, statt Leute weiterzuschicken.
Verlagern Sie Routinefragen mit der Zeit in die Mitglieder-App: Wer Buchungen, Karte und Plan auf dem Handy sieht, fragt seltener "Bin ich am Donnerstag eingetragen?".
Mitarbeiterrechte: was soll der Empfang sehen?
Rechte pro Seite bedeuten, dass der Inhaber Seite für Seite festlegt, was jede Person öffnen darf. Der Empfang braucht meist Check-ins, Mitglieder, Buchungen und die Zahlungserfassung, aber keine Umsatzberichte oder Studioeinstellungen.
Jede Person bekommt ein eigenes Login (kein gemeinsames "Empfang"-Konto, damit klar ist, wer welche Zahlung gebucht hat), und Rechte werden bei Rollenwechseln geprüft. Rollen jenseits des Tresens behandelt unser Artikel zur Personalverwaltung im Fitnessstudio.
Checkliste: Empfangssoftware auswählen
Stellen Sie diese Fragen in jeder Demo. Ein Tool, das an den ersten vier scheitert, macht dem Tresen jeden Tag Mehrarbeit.
| Frage | Warum es am Tresen zählt | Trainera (Core) |
|---|---|---|
| Gibt es einen Live-Check-in-Feed? | Hauptbildschirm des Empfangs | Ja |
| Werden abgelaufene Verträge, Zeiten und Limits bei jedem Scan geprüft? | Keine manuelle Kontrolle am Tresen | Ja |
| Kann der Empfang Bargeld im selben Journal wie Kartenzahlungen erfassen? | Eine Quelle für den Abgleich | Empfang erfasst Bargeld; Karte, PayPal, bar und Überweisung in einem Journal mit CSV-Export |
| Kann der Inhaber sichtbare Seiten einschränken? | Umsätze und Einstellungen bleiben privat | Ja, pro Seite, Einladung per E-Mail |
| Gibt es Plan B bei leerem Handy? | Die Schlange bleibt in Bewegung | Mitgliedsnummer neben der QR-Karte |
| Lassen sich Drehkreuze oder Scanner anbinden? | Einlass ohne Personal in ruhigen Zeiten | Check-in-API, bis zu 10 Geräte |
| Werden bald auslaufende Verträge vorab gelistet? | Verlängern vor dem unangenehmen Moment | Nächste 14 Tage im Dashboard |
| Gehört die Mitglieder-App zum selben System? | Weniger Fragen am Tresen | Ja, in Farben und Logo des Studios |
Eine Check-in-API ist eine Schnittstelle, über die Drehkreuz, Schranke oder Scanner die Studio-Software fragen, ob ein Mitglied hinein darf, und den Eintritt protokollieren.
So löst Trainera den Empfang
In Trainera ist der Empfang eine Mitarbeiterrolle im selben System, das Inhaber, Trainer und Mitglieder nutzen. Mitarbeitende werden per E-Mail eingeladen und sehen nur freigegebene Seiten; der Empfang erfasst Barzahlungen; der Live-Check-in-Feed zeigt Eintritte in Echtzeit.
- Einlass: jedes Mitglied hat eine QR-Karte in der App plus Mitgliedsnummer; Drehkreuze und Scanner laufen über die Check-in-API (bis zu 10 Geräte bei Core).
- Regeln: abgelaufene Mitgliedschaften, Zutrittszeiten und Eintrittslimits werden bei jedem Scan geprüft.
- Zahlungen: Karte über das eigene Stripe-Konto des Studios mit 0 % Plattformgebühr, PayPal, bar oder Überweisung, alles im Transaktionsjournal mit CSV-Export.
- Inhaberansicht: Mitglieder, Umsatz, Check-ins, Personal, Leads, Zahlungsstatus, offene Beträge und Verträge, die in 14 Tagen auslaufen.
- Preis: Core hat einen öffentlichen Preis je Land (in Deutschland 139,99 EUR im Monat) mit unbegrenzt vielen Mitgliedern, ohne Gebühr pro Mitglied und ohne Einrichtungsgebühr, und startet mit 7 Tagen Testphase. White Label kostet etwa das Doppelte von Core und bringt die eigene iOS- und Android-App des Studios.
Was jede Rolle in welchem Tarif bekommt, steht in Trainera für Fitnessstudios: Core oder White Label, aktuelle Preise für Ihr Land auf der Preisseite.
Für wen es passt und wann Trainera nicht passt
Passt gut für: Studios mit besetztem Empfang (ganztags oder stundenweise), die Check-in, Mitgliedschaften, Bar- und Kartenzahlung, Buchungen und die Mitglieder-App in einem System wollen, mit einem Empfang, der nur die nötigen Seiten sieht.
Passt nicht, wenn:
- Ihr Tresen vor allem Shop oder Bistro ist und Sie ein Kassensystem mit Warenwirtschaft brauchen; das führt Trainera nicht, planen Sie dafür ein eigenes Tool;
- Sie ein Kartenterminal am Tresen direkt an die Studio-Software anbinden wollen; Kartenzahlungen laufen in Trainera über das Stripe-Konto des Studios, klären Sie das in der Demo;
- Sie einen kostenlosen Studio-Tarif suchen; Studio-Tarife bei Trainera sind kostenpflichtig, Core mit 7 Tagen Testphase.
Wie Empfang, Inhaber-Dashboard und Mitglieder-App zusammenspielen, sehen Sie auf der Seite Trainera für Fitnessstudios, oder Sie starten die 7-tägige Core-Testphase.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist Empfangssoftware für ein Fitnessstudio?
Was tut der Empfang, wenn eine Mitgliedschaft abgelaufen ist?
Kann der Empfang in Trainera Barzahlungen erfassen?
Sieht das Empfangspersonal in Trainera die Umsätze?
Können Mitglieder einchecken, wenn der Tresen nicht besetzt ist?
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