تذكير العملاء: إشعارات أم SMS أم بريد أم واتساب؟

ما أفضل طريقة لإرسال التذكيرات للعملاء: الإشعارات أم SMS أم البريد أم واتساب؟

لمعظم المدربين والصالات الرياضية، الخيار الأفضل افتراضيا هو الدردشة داخل التطبيق أو الإشعار الفوري: لا تكلفة على كل رسالة، وتصل إلى التطبيق نفسه الذي يتدرب فيه العميل. أما البريد الإلكتروني فهو لكل ما فيه تفاصيل أو روابط أو إيصالات. وتبقى رسائل SMS وواتساب وفايبر للرسائل القليلة التي يجب أن تُرى حتما: اشتراك متأخر الدفع، أو متابعة بعد حصة فائتة، أو إلغاء حصة في اليوم نفسه.

القنوات الخمس جنبا إلى جنب

لكل قناة تكلفة، وجهد إعداد، وسؤال حول الموافقة. والعمود الأهم هو الأخير: ما الذي تصلح له القناة فعلا.

لم أضع أسعار المزودين عن قصد، فهي تتغير وتختلف من دولة لأخرى. قبل مراسلة 500 عضو، راجع صفحة الأسعار لدى مزود SMS أو البريد أو واتساب.

أي قناة لأي نوع من التذكيرات

أكثر خطأ أراه هو استخدام قناة واحدة لكل شيء. تذكير الموعد وعرض لعضو سابق رسالتان مختلفتان تماما.

تذكير الحصة أو الموعد

الإشعار أولا، والدردشة كسجل. يكفي التذكير قبل الحصة بساعات، أو في المساء السابق للحصص الصباحية الباكرة. وإذا كنت تدرّب حضوريا وعملاؤك لا يستخدمون تطبيقا، فرسالة واتساب في اليوم السابق أفضل من بريد سيُفتح بعد الحصة.

تمرين أو متابعة فائتة

الدردشة داخل التطبيق. هذه رسالة مدرب وليست إشعارا عاما. يجب أن تبدو بصوتك، وأن تدعو إلى الرد، وأن تبقى بجانب سجل التمارين. وإذا بقي العميل صامتا بعد يومين أو ثلاثة، فرسالة ثانية عبر واتساب أو SMS مقبولة. بعد ذلك توقف عن الأتمتة واكتب له بنفسك. في أمثلة رسائل المتابعة الآلية ترى كيف تكتبها دون أن تبدو كروبوت.

الدفع والتجديد وفشل الخصم

البريد مع إشعار أو رسالة دردشة. البريد يحمل المبلغ والتاريخ ورابط الدفع، وهو المكان الذي يبحث فيه الناس عن إيصالاتهم. وإشعار قصير يضمن ألا يضيع. وإذا بقي المبلغ مستحقا بعد تذكير أو اثنين، انتقل إلى SMS أو واتساب، وفي الصالة حوّله إلى مهمة لموظف الاستقبال.

التسويق واستعادة الأعضاء السابقين

البريد؛ وواتساب وSMS فقط بموافقة. البريد مع رابط إلغاء الاشتراك هو الطريق الآمن. وإذا وافق شخص صراحة على تلقي العروض عبر واتساب فاستخدمه، لكن باعتدال: رسالة كل بضعة أسابيع تكفي، ولا تُرسل عرضا في يوم تذكير الدفع نفسه.

تغيير عاجل في الجدول

SMS أو واتساب مع إشعار. حصة أُلغيت قبل ساعة هي الحالة الوحيدة التي يكون فيها الوصول أهم من التكلفة. أرسلها عبر القناة التي تعمل دون فتح التطبيق، وانشرها في التطبيق أيضا. وإذا حدث ذلك في الصباح الباكر فأرسلها بنفسك بدل انتظار الأتمتة.

ترتيب للقنوات بدل إرسالها كلها معا

التذكير نفسه عبر الإشعار والبريد وSMS وواتساب في اللحظة ذاتها يشبه الصراخ. الترتيب أهدأ وأقل كلفة:

1. ابدأ بالدردشة أو الإشعار. مجاني والعميل موجود هناك أصلا.
2. انتظر ما تريده فعلا: تأكيد الموعد، أو إرسال المتابعة، أو سداد الفاتورة.
3. إن لم يحدث ذلك بعد وقت معقول، أرسل رسالة واحدة عبر قناة مربوطة: واتساب أو SMS أو البريد.
4. وإن لم يأت رد، يتولى إنسان الأمر: أنت أو مدرب من فريقك أو الاستقبال.

المفتاح هو الخطوة الثانية. أنت لا تنتظر معرفة ما إذا قُرئت الرسالة، بل تنتظر النتيجة. العميل الذي دفع بعد الإشعار لا يحتاج رسالة SMS. وفي الأدوات التي تدعم الشروط والانتظار، هذا فرع واحد: "إن بقيت المتابعة ناقصة بعد يومين، أرسل نسخة واتساب، وإلا فلا شيء".

الموافقة وساعات الهدوء وعدد الرسائل

• ساعات الهدوء. لا شيء آلي في وقت متأخر من الليل أو قبل الإفطار.
• حد يومي وأسبوعي لكل شخص. وإلا تتراكم رسائل التمرين الفائت والمتابعة والتجديد في يوم واحد.
• تراجع حين يكتب إنسان. إذا راسلت العميل صباحا، فلا حاجة لرسالة "كيف الحال؟" الآلية بعد الظهر.
• STOP يعني التوقف في كل مكان، وكل بريد يحتاج رابط إلغاء اشتراك.
• افصل التسويق عن الخدمة. بعض العملاء يريدون التذكيرات دون العروض.

لواتساب قواعد خاصة بأرقام الأعمال والقوالب والموافقة، نشرحها في واتساب للصالات الرياضية والمدربين الشخصيين.

كيف يعمل ذلك في Trainera

في أتمتة Trainera تعمل الدردشة داخل التطبيق والإشعارات الفورية من اليوم الأول دون ربط أي شيء. البريد يمر عبر SMTP أو مزود البريد الخاص بك، وSMS عبر حسابك في Twilio، وفايبر عبر حسابك في Viber Business، وواتساب عبر رقم WhatsApp Business الخاص بك المربوط من خلال Meta، أو كرسائل جاهزة ترسلها بنفسك بلمسة واحدة. لا تضيف Trainera أي رسوم على الرسائل؛ تُطبق أسعار مزودك.

القواعد السابقة مدمجة: ساعات هدوء من 21:00 إلى 08:00 افتراضيا (قابلة للتعديل، والرد على رسالة أرسلها الشخص للتو يخرج فورا)، وبحد أقصى رسالتان آليتان يوميا و6 أسبوعيا لكل شخص من المرسل نفسه، و12 ساعة بين رسائل التسويق، وتُتخطى الخطوات الخفيفة إذا راسلت أنت أو فريقك الشخص خلال آخر 24 ساعة. ويُحترم STOP في الدردشة وواتساب وSMS وفايبر، ويمكن لكل شخص إلغاء الاشتراك من كل الرسائل الآلية أو من التسويق فقط.

الإشعارات لا تفيد إلا إذا فتح العملاء التطبيق، لذا اقرأ ماذا ترسل في الإشعارات الفورية وكم مرة. والتذكيرات جزء واحد فقط من الحفاظ على العملاء لفترة أطول.

إعداد يمكنك نسخه هذا الأسبوع

• المواعيد والمتابعات: إشعار فوري مع رسالة دردشة كسجل.
• التمارين الفائتة: دردشة بكلماتك، متابعة واحدة عبر واتساب أو SMS، ثم أنت.
• الدفع والتجديد: بريد بالتفاصيل، وإشعار يشير إليه، ثم مهمة للفريق.
• الأعضاء السابقون: البريد، أو واتساب لمن وافق فقط.
• التغييرات العاجلة: SMS أو واتساب مع منشور في التطبيق.

ابدأ بالدردشة والإشعارات، واربط قناة إضافية فقط حين تحتاجها رسالة ما، واترك إنسانا في نهاية كل سلسلة.

اضبط التذكيرات مع ساعات الهدوء وحدود لكل شخص في أتمتة Trainera.